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Gestión universitaria e información

Los profesores universitarios desde sus funciones como docente e investigador centran sus fundamentales tareas en la transmisión de conocimientos. Lo que no consta en dicho perfil universitario es la parte técnica y administrativa de gestión, como la dirección de másteres universitarios, la dirección de programas de doctorado o la propia gestión de proyectos de investigación que, aunque existe un apoyo decisivo por parte del personal administrativo, se deben tramitar y elaborar aspectos que son ineludibles por el profesorado, como las memorias de investigación, los equipos humanos que conforman los proyectos o las funciones y tareas de dichos equipos, y muchas veces incluso, la elaboración de los presupuestos de los proyectos. Por todo ello la necesidad de encontrar la información pertinente es un factor primordial para la toma de decisiones, a fin de garantizar la eficiencia y eficacia en los retos emprendidos. Por otra parte, también la gestión universitaria implica la transmisión de la información, como uno de los aspectos de su responsabilidad social (Nejati et al., 2011).

En el ámbito de la organización universitaria se ha acuñado el término "gobernanza" como el sistema en que se gestiona la universidad, para dar respuesta a los servicios, personas, empresas e infraestructuras que le rodean, y más concretamente a la estructura y a los procesos de toma de decisiones que involucran tanto a los actores internos como externos de la institución como forma de mejorar su calidad, donde la comunicación de la información, incluso por las redes sociales, generan la confianza del alumnado respecto a su universidad (Vallés, et al., 2021).

En la era digital la información que puedan transmitir las universidades incide en el ranquin elaborado por distintas entidades de reconocido prestigio. Tras una metodología para su elaboración, estas entidades presentan su posicionamiento, que tanto está influyendo en las políticas universitarias, y su desarrollo de planes y acciones para situarse entre las primeras mejores 500 universidades del mundo, y también influye en los estudiantes a la hora de elegir dónde realizar sus estudios de grado, y mayormente de posgrado. Estas entidades no miden la calidad de la docencia universitaria, en sentido estricto, aunque algunas lo relacionan con la ratio entre alumnos y profesores o con los premios Nobel entre sus docentes, como el Rankin de Shanghai (2021), lo que valoran es la calidad en la investigación que realiza el profesorado y lo elaboran a partir de la información obtenida en las más prestigiosas bases de datos de publicaciones científicas como Web of Science, actualmente gestionada por Clarivate, o Scopus. Dado que hay publicaciones científicas que no constan en estas bases de datos y sí que pueden recibir citas por autores que publican en revistas que no se contemplan en ellas, Isidro F. Aguillo (2021a) ha optado por contemplar las citas de Google Scholar en la metodología de su ranquin de universidades, con un muestreo de miles de instituciones de enseñanza superior. Por otra parte, la información que las universidades vuelcan en su sitio web influye en el impacto de las búsquedas en Google. González-Llinares, Font Julián y Orduña-Malea, E. (2020) afirman "que las universidades obtienen un posicionamiento web en Google muy variable en función de la dimensión vinculada a la consulta web utilizada" y a partir de la información obtenida por dichas universidades, se abre la posibilidad de realizar estudios de benchmarking entre ellas. La gestión de los repositorios universitarios requiere amplios conocimientos de gestión de la información. Estos repositorios pueden ser de muy diversa índole, pero por regla general suelen contener tres categorías de documentos:

a)         Tesis doctorales, tesis de maestría, trabajos finales de grado.

b)         Artículos y libros publicados por el profesorado de dicha universidad.

c)         Documentos universitarios esenciales o colecciones de documentos de organismos adheridos a la universidad.

Isidro F. Aguillo (2021b) ha elaborado también un ranquin de repositorios de publicaciones científicas, tanto de instituciones universitarias como de otras entidades u organizaciones, donde recalca la necesidad de la correcta indexación y descripción de los metadatos para que Google Scholar los pueda recuperar correctamente. La gestión de la indexación de la producción científica de la universidad es esencial para permitir a los usuarios buscar (encontrar las obras mediante unas etiquetas determinadas), identificar (comprender el recurso encontrado frente a otros recursos similares), seleccionar (elegir el recursos idóneo frente a otros por ciertas descripciones que lo identifican), obtener  (acceder  al contenido del recurso) y explorar (navegar por los metadatos  relacionados  con el recurso para encontrar otros recursos similares). Si el autor no registra palabras clave en su artículo el bibliotecario que gestiona el repositorio se verá obligado a generarlas para que repositorios como Scopus puedan dar a sus usuarios adecuados resultados de búsquedas (Golub, et al. 2020).

Las bibliotecas universitarias son el núcleo neurálgico de la información científica de la universidad.  Si bien su función primordial es seleccionar y gestionar las obras  científicas para uso del personal universitario, en muchas ocasiones realizan tareas que van más allá del tratamiento técnico de su fondo bibliográfico para dar información a su comunidad de ciertos servicios o herramientas que les pueda ayudar en el proceso de aprendizaje o en el de investigación, como bases de datos de otras entidades accesibles desde la universidad, noticias relevantes para la comunidad universitaria, recursos para la elaboración de trabajos académicos o incluso disponer de un escritorio virtual abierto para difundir más recursos de interés universitario, como la biblioteca de la Escuela Técnica Superior de Informática de la Universitat Politecnica  de Valencia https://www.netvibes.com   / bibinformaticaupv#Inicio.

En la gobernanza universitaria el proceso de elaboración de un título universitario (de grado o de posgrado y de doctorado) es una de las tareas que lleva a cabo el profesorado y para ello surge la necesidad de abundante información para asegurar que dicho título dispone de interés para los potenciales estudiantes, para la contratación por parte de las empresas y para la investigación. Por ejemplo, uno de los títulos que recientemente tienen más éxito es el de Ciencia de Datos, que satisface plenamente a los tres aspectos indicados: estudiantes, empresas e investigación. El trabajo técnico de elaborar un nuevo título universitario requiere localizar información sobre:

. Referentes externos a la universidad que avalen la idoneidad del título contrastando otros planes de estudios universitarios.

. Informes de empresas o asociaciones profesionales que avalen el interés profesional del título.

. Profesionales que puedan responder a encuestas o realizar declaraciones sobre el interés del título.

. Áreas de conocimiento esenciales para elaborar el plan docente.

. Competencias y habilidades que debe adquirir el alumnado en el aprendizaje del título.

. Empresas donde el alumnado pueda realizar prácticas profesionales. Personal docente adecuado para impartir los contenidos del título.

. Recursos que debe disponer la universidad para impartir los contenidos docentes: infraestructura y recursos materiales y tecnológicos. ...

Vicent Giménez-Chornet
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Jorge Dayán Aguiar Cedeño, Lidia Lauren Elías Hardy, Fernando Guzmán Martínez
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Antonio Obed Tarajano Roselló, Tania Martínez Paradela, Levin Torres Lebrato, Yalili Laborda Barrios
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