O processo de indexação nos arquivos de universidades: representação e usos no sistema de registros da Universidade Federal Fluminense

Resumen

Objetivo. Analisa o processo de indexação na fase de produção documental no sistema de registros da Universidade Federal Fluminense (UFF), considerando seus usos pelas unidades de trabalho. Desenho/Metodología/Enfoque. Este estudo é composto por duas etapas. A primeira realiza um levantamento quantitativo e qualitativo em periódicos dos campos da Ciência da Informação e da Arquivística, procurando compreender como tem sido abordada a indexação nos últimos dez anos. Investiga também qual o papel da indexação no Sistema Protocolo Integrado (SPI) instituído pela legislação brasileira em 2014. A segunda etapa explora a aplicação da indexação na autuação dos processos pelo sistema de registros da UFF.
Resultados/Discussão. A quantidade de artigos produzidos na área da Ciência da Informação mostra a escassez de abordagens sobre a técnica voltada aos arquivos. Os periódicos do campo da Arquivística apresentam o tema de forma secundária e há estudos que subordinam a indexação à descrição arquivística. Já em relação às normativas brasileiras que impõem a implementação do SPI, estas não definem políticas de indexação, apesar de ser considerada uma etapa da autuação dos processos. O sistema de registros da UFF está implementando o SPI, no entanto políticas de indexação não estão sendo pensadas, tal técnica tem sido aplicada a partir do empirismo e da experiência de cada autuador.
Conclusões. A indexação dos documentos faz parte de práticas sociais realizadas no uso da sua comunidade linguística. As universidades como entidades produtoras possuem especificidades em relação as suas dinâmicas administrativas, estruturas hierárquicas, práticas decisórias que diferem de outros tipos de organização.
Originalidade/Valor. A dimensão das estratégias de análise e representação dos documentos visando à recuperação da informação nos arquivos na fase de produção tem sido pouco explorada pela literatura dos campos da Ciência da Informação e da Arquivologia. No entanto, com a adoção dos sistemas informatizados e integrados de informação em nossa contemporaneidade, a indexação tem sido uma prática recorrente nos sistemas de registro das universidades. O presente trabalho procura refletir sobre tais práxis a fim contribuir com questões importantes enfrentadas no cotidiano dos sistemas de informação.